Cuando mandamos un correo, lo normal es no pensar mucho en lo que pasa después. Escribimos el mensaje, adjuntamos lo que haga falta y lo enviamos. Suponemos que lo recibirá la persona indicada y poco más. Pero hay algunos detalles sobre la privacidad de nuestros correos que no está de más conocer.
Los mensajes pueden quedarse guardados durante años en los servidores del servicio que utilizamos. También pueden conservarse copias en el ordenador, en el móvil o en sistemas de respaldo. Y borrarlos de la bandeja de entrada no siempre significa que se eliminen por completo.
El correo electrónico cifrado permite proteger el contenido de los mensajes para que no pueda leerlo cualquiera. Eso sí, hay distintos tipos de cifrado y no todos ofrecen las mismas garantías. Antes de elegir un servicio, conviene comprobar qué protección utiliza y quién puede acceder a los mensajes.
Quién puede tener acceso al contenido de un correo
En condiciones normales, los mensajes están disponibles para las personas que participan en la conversación.
Pero, en determinados servicios, el proveedor puede tener acceso técnico a los mensajes para ofrecer algunas funciones. Esto no significa que sus empleados puedan consultar libremente cualquier conversación, ya que suelen existir restricciones y controles internos.
El contenido no es lo único que puede revelar información
Los metadatos son datos relacionados con la comunicación, como las direcciones del remitente y del destinatario, la fecha de envío o determinados detalles técnicos. Aunque el contenido de un mensaje esté cifrado, parte de esta información puede seguir siendo necesaria para que el correo llegue correctamente.
También pueden existir mecanismos de seguimiento en determinados correos comerciales. Algunos mensajes HTML incluyen imágenes externas que, al cargarse, permiten al remitente conocer información sobre la apertura del correo, dependiendo de las protecciones que aplique el servicio.
¿Eliminar un correo significa que desaparece?
No siempre. Cuando borramos un correo, normalmente deja de aparecer en nuestra bandeja principal y pasa a una carpeta de elementos eliminados. Después puede desaparecer de nuestra cuenta conforme a las políticas del proveedor.
Sin embargo, pueden existir copias en sistemas de respaldo o en otros dispositivos. Además, eliminar un mensaje de nuestro correo no borra la copia que haya recibido el destinatario. Esto es especialmente importante cuando compartimos información confidencial. Una vez que otra persona recibe un documento, el control que tenemos sobre él es limitado.
Qué cambia al utilizar correo cifrado
El correo cifrado permite añadir protección al contenido de las comunicaciones, pero sus características varían según la tecnología utilizada.
El cifrado durante la transmisión protege las conexiones entre sistemas. Es una medida habitual que reduce el riesgo de interceptación. En cambio, el cifrado de extremo a extremo está pensado para que el contenido únicamente pueda ser descifrado por los participantes autorizados. Esto puede resultar interesante cuando enviamos información financiera, documentación médica, contratos o archivos profesionales.
La privacidad también depende del destinatario
Podemos utilizar un sistema de correo con buenas medidas de seguridad y, aun así, perder el control sobre la información enviada.
Por ejemplo, si el destinatario descarga un archivo en un ordenador compartido o reenvía el mensaje a otras personas, el contenido puede quedar expuesto.
En el trabajo, esto sucede con cierta frecuencia cuando se intercambia documentación entre departamentos o colaboradores externos. Por eso, además de proteger el envío, conviene acordar cómo deben tratarse los documentos recibidos, quién puede consultarlos y durante cuánto tiempo es necesario conservarlos. Cuando se manejan datos personales de terceros, estas cuestiones también pueden formar parte de las obligaciones de protección de datos aplicables.
Cómo reducir la información que exponemos por correo
Una medida que suele pasarse por alto es limitar los datos que enviamos. Antes de adjuntar un documento, por ejemplo, podemos comprobar si incluye información que el destinatario realmente no necesita.
También es recomendable evitar el envío innecesario de copias de documentos de identidad, datos bancarios completos o archivos que contengan información de otras personas.
Si necesitamos compartir documentación especialmente sensible, podemos valorar si existe un canal más adecuado y comprobar qué protección ofrece.
Otra cuestión es la conservación de mensajes. Revisar periódicamente la información almacenada puede ayudarnos a identificar documentos antiguos que ya no necesitamos, aunque eliminarlos no garantiza su desaparición inmediata de todas las copias existentes.
La organización del correo también tiene importancia. Separar las comunicaciones profesionales de las personales, cuando resulte conveniente, facilita controlar qué información compartimos en cada contexto.
Qué conviene saber
Si estás valorando utilizar un proveedor con mayores opciones de privacidad, no te fijes únicamente en que anuncie cifrado. Comprueba si se trata de cifrado de extremo a extremo, qué mensajes quedan protegidos y cómo se gestionan las comunicaciones con destinatarios externos. También interesa conocer las opciones de autenticación, recuperación de cuentas y protección de archivos adjuntos.
Hay servicios que incorporan funciones adicionales para limitar el acceso a determinados mensajes. Pueden resultar prácticas, aunque conviene revisar sus condiciones y limitaciones. Lo importante es que las medidas de seguridad respondan al uso que realmente hacemos del correo.
